Cómo Importar desde China: Tu Guía Paso a Paso para una Importación Segura y Exitosa en 2023

¡Hola, futuro importador! ¿Quieres traer productos desde China hasta tu propio almacén, tienda o incluso a tu casa? Prepara papel y lápiz porque acá te explico el paso a paso de una importación segura y exitosa: te llevaré desde el inicio hasta el final, desde escoger proveedores hasta recibir tu carga. ¡Disfruta la lectura!

Resumen: Los 7 Pasos Básicos para Importar desde China

Te estás preguntando ¿qué necesito para importar desde China? y suponiendo que ya tienes en mente qué producto o productos quieres importar a tu país, esto serían los pasos resumido de una importación y lo que necesitas:

Muestra: Consigue una muestra del producto de varios proveedores
Elige a tu proveedor: Quién será casi tu mejor amigo
Realiza el pedido y pago: Haz oficial el pedido y págalo
Auditar la calidad: Opcional, pero útil.
Embalaje: No olvides este pequeño detalle del cual casi nadie sabe
Documentación: Haz que la documentación sea concordante
Transporte y seguros: Verifica las condiciones de transporte y paga el seguro
Llegada e internación: El último tramo del viaje y lo más emocionante.

Ahora si, veamos en detalle cada paso para importar desde China 😊

Paso# 1 para importar: pedir cotizaciones a diferentes proveedores

¿Por qué pedir cotizaciones a varios proveedores?

Primero que nada, hazlo a través de Alibaba, acá un artículo súper completo que escribí sobre cómo usar Alibaba para importar

De esta manera podrás darte cuenta sobre cómo es ese nicho de producto, calidades, especificaciones, tiempos de entrega, MOQs que te ofrecen, dónde se ubican los proveedores (dato fundamental para más adelante cuando desees consolidar carga). Y lo más importante: podrás calcular cuál es el costo de importar desde China.

Ahora que has elegido dos o tres proveedores, ¿qué más sigue?

Ahora le pides las muestras.

Voy a ser sumamente clara: tu proveedor en China es más que un simple contacto comercial. Es la persona que puede hacer que tu negocio prospere o fracase. Ya has echado un vistazo a las opciones, has comparado precios, calidades y has chateado para evaluar el nivel de inglés y la rapidez en responder. ¡Excelente! Pero no te quedes solo con eso.

Consejos Rápidos:

Nivel de inglés: Es un indicativo de cuánto podrás comunicarte de manera efectiva.
Tiempo de respuesta: Un proveedor que tarda en responder es un riesgo, ¿qué pasa si tienes un pedido urgente?
Variedad de productos: Si un proveedor solo vende un tipo de producto, es probable que sea un especialista en eso.

Te cuento mi caso: llevo desde 2013 trabajando con el mismo proveedor y el mismo ejecutivo (trabajo en realidad con 7 fábricas diferentes, pero el 70% de mis importaciones provienen de este proveedor. Y ha sido genial, porque después de prueba y error (no siempre todo sale bien a la primera) ya hace años saben la calidad que necesito, la documentación para exportar e importar desde China a Chile (país donde vivo), incluso saben ¡el mejor horario para poder contactarme y hablar rápidamente de dudas puntuales que podamos tener!

Paso# 2 para importar: pedir muestras

¿Por qué pedir una muestra a los proveedores?

Es tan simple como la «prueba final» para decidir con quién trabajar. El papel (o la pantalla) puede aguantar mucho como dice el dicho.

Si es un juguete para niños, la muestra te sirve para asegurarte que no tenga plomo u otros metales pesados, puntas redondeadas que no causen daño o piezas chicas que fácilmente se salgan, ¿te imaginas eso en la garganta de un niño?

Si es una pieza electrónica: que no se recaliente, que siempre funcione, piezas que no se salgan

En fin, lo que sea que pidas la muestra será lo que el proveedor te pueda ofrecer y por lo tanto lo que tú ofrecerás a tus clientes.

Sea lo que sea que estás pidiendo, lo importante es la calidad… no un producto desechable. Tal como explico en mi curso de importaciones, unos de los pilares fundamentales de cualquier negocio exitoso de importaciones es la CALIDAD, no importes basura.

El costo de la muestra

Ten en cuenta que cuando pides una muestra tú siempre pagarás por el flete (aéreo o marítimo), los costos de internación y también por el producto a un precio superior a lo que cuesta a si pidieras mayor cantidad o un contenedor completo.

Si estás en una de las tantas ferias comerciales que se organizan en China o Hong Kong, también te la van a cobrar (aunque la organización dice que no se puede vender nada allí jijijiji)

En general los proveedores te reembolsan el valor de la muestra cuando les haces el pedido. Pregúntale al proveedor antes de pedir la muestra para asegurarte.

La utilidad de tener una muestra

Tal como te decía, una vez que tengas la muestra del producto en tus manos, chequea que funciona o que cumple lo que has solicitado. También puedes llevar el producto a auditar su calidad a algún organismo de tu país si vas a hacer un negocio grande como vender equipos electrónicos, repuestos, cosméticos de alta gama, juguetes para niños (nadie quiere juguetes con plomo).

La decisión final

Ok, ya tienes las muestras en tus manos, te has fijado en los detalles, se las has mostrado a tu círculo cercano. Ya deberías estar claro a qué proveedor elegir para que sea tu partner.

De todas maneras quédate con las otras muestras y has una lista por si el proveedor A falla, que el proveedor sea confiable no significa que no cometas errores ¡son humanos y los humanos cometemos errores! Entonces tienes el proveedor B :D

Paso importación #3: realizar el pedido a la fábrica

¡Listo! Ahora nos quedamos conversando con nuestro proveedor y futuro amigo.

Para comenzar con la fabricación de tu productos deben dejar todas las cosas en claro y POR ESCRITO:

Detalles Importantes de tu pedido

Calidad: Tiene que ser igual a la muestra, no aceptes menos.
Funcionalidad: Lo mismo, que funcione como la muestra.
Precio y Pago: Define el precio y el método de pago. Evita Western Union, por favor.
Documentación: ¿Quién se encargará de la documentación? .
Incoterms: Usa FOB en lugar de CIF para evitar costos ocultos.

Recuerda que la forma de pago suele ser 30% por adelantado y 70% cuando estén listos los productos. No te preocupes, esto es de lo más normal y ya te habrás dado cuenta en el mar de cotizaciones que tuviste que revisar.

Si vas a usar el Trade Assurance de Alibaba procura que esté todo estipulado en el contrato que el proveedor te envíe a través de Alibaba.

Paso importación #4: auditar la calidad

Si tienes mucho dinero en juego y/o si tu producto necesita ciertos requerimientos que si o si se deben cumplir para cumplir con las regulaciones de tu país y deseas asegurarte que lo que se está fabricando lo cumpla, puedes pedir a una empresa externa que audite la calidad de los productos durante o al finalizar la fabricación.

En Alibaba puedes encontrar empresas que se dediquen a auditar la calidad de lo fabricado.

Paso importación #5: embalaje de tus productos

Cuando el proveedor te avisa que la fabricación está terminada y los productos están listos, hay que embalarlos.

El correcto embalaje es una de las claves del éxito de tu negocio, ¡ah que ni te lo imaginabas! imagínate, no puede llegar la mercadería deteriorada y esto lo logra el correcto embalaje.

Indícale a tu proveedor que debe ser muy cuidadosos con el embalaje de tu mercadería. Pídele fotos de cómo ellos embalan. En especial si vas a importar productos a Chile, Argentina, Perú cuyos tiempo de tránsito son súper largos.

Paso importación #6: prepara la documentación necesaria para importar

Ninguna importación, ninguna puede venir sin documentos:

Certificados de origen: Demuestra de dónde vienen tus productos.
Packing List: Una lista de todo lo que está en el envío.
Factura Comercial: Este documento es crucial para el despacho aduanero.

Si te falta alguno cuando los productos lleguen a tu país será: un derrame cerebral, pérdida de tiempo y de dinero… ¿Te imaginas que lo árboles de Navidad que llegaron al límite, tipo tercera semana de noviembre vengan sin la documentación necesaria? Yo me muero de la angustia, porque pedirlos o corregirlos y que lleguen a tu país te tomará muchos días adicionales. Esto también es costo extra de bodegaje.

Paso importación #7: transporte y seguros

El transporte de los productos desde China se lleva a cabo vía aérea o por barco.

Transporte por courier aéreo

Es mucho más rápido, pero también más costoso.

¿Cuándo conviene importar por aire?

Vale la pena importar por aire (DHL, UPS, FedEx por citar algunos ejemplos) para productos pequeños, livianos o costosos como joyería, pañoletas, billeteras, celulares y componentes, electrónicos, por ejemplo.

¿Me vas a creer que una vez un cliente estaba tan desesperado en recibir sus productos (porque los pidió tarde), que lo trajimos por avión? ¡450 kilos por avión de China a Chile… $4500 USD que estuvo dispuesto a pagar en vez de los $250 USD que era el costo de traerlos en barco!

Número de rastreo o AWB

El proveedor o tu embarcador te debe enviar el número de rastreo de tu carga que es el mismo número de la guía aérea o AWB (en inglés) para que así tú sepas en donde vienen tus cosas. Puedes ver el estado del envío (dónde viene) según la compañía: DHL, FedEx o UPS, en sus sitios webs.

Transporte marítimo

Ideal para cargas grandes y voluminosas.

Si los productos se embarcaron vía marítima es el embarcador el que debe hacerte llegar los detalles como la fecha estimada de llegada (Estimated Time of Arrival, ETA), para que tú estés al tanto y le avises a tu agente o despachante de aduana cuando llegarían los productos, de esta manera ellos pueden comenzar a preparar la documentación con la suficiente antelación y así descargar los producto en el menor tiempo posible. Entre más se demore esto más debes de pagar en el puerto. Una vez más te recalco la importancia de la correcta documentación.

Paso importación #7: llegada e internación de la carga

Una vez que la mercadería llega al puerto o aeropuerto de destino, llega el momento de internarla, por supuesto.

Si importaste vía aérea

Si el valor FOB NO amerita internar la mercadería a través de un agente de aduana, los del courier harán las gestiones de internación y dejarán la mercadería en la dirección indicada uno o dos días después del arribo. Para esto, es importante que la factura comercial esté con todos los datos del importador para hacer el proceso más rápido. Si tienes alguna duda, llámalos con el número de la AWB a mano.

Si por el contrario el valor FOB excede cierta cantidad de dinero, necesitarás internar tu mercadería a través de un agente o despachante de aduana. Tendrás que contactar a un agente y darle el número de guía aérea, además de hacerle llegar la documentación y certificados.

Si importaste vía marítima

Por la naturaleza de los trámites debes hacerlo con un agente de aduana. Entrégale la documentación al menos 15 días antes de la ETA. Ellos harán todos los trámites correspondientes. Luego, debes contratar el transporte desde el puerto hasta tu bodega.

¡Y listo! Estos serían el paso a paso para importar desde China y debes tenerlos súper claro o será como una nebulosa, no sabrás por donde partir y pueden hacer tu importación un completo desaste o una alegría enorme ¡que te haga ir por más!